Herinnering: Uitnodiging Bijzondere ALV d.d. 30 juni 2021
Op woensdag 30 juni 2021 organiseert het Bestuur van OTC de Bijzondere Algemene Ledenvergadering (ALV), die ondanks de versoepelende maatregelen nog een keer in digitale vorm wordt gehouden. De online ALV is van 20.00 tot 21.00 uur. Op de agenda staat het verlichtingsdossier voor uitbreiding van de verlichting op banen 1 t/m 4. Tevens informeren we de leden over het verduurzamingsproject van het clubhuis en het besluit van de Gemeente Den Haag dat per 1 juli 2021 alle sportparken rookvrije zones zijn.
In lijn met de huidige overheidsadviezen wordt de ALV georganiseerd via een audiovisuele vergaderapplicatie, Online-ALV. Dit platform is eenvoudig in gebruik, veilig, juridisch geldig en toegankelijk voor al onze leden.
Toegang ALV
Als OTC-lid heb je de mogelijkheid om de ALV online bij te wonen door je aan te melden via ALV2021@oranje-tc.nl. Doe dit uiterlijk zondag 27 juni as. Als ook je e-mailadres en mobiele telefoonnummer bekend zijn bij de ledenadministratie ontvang je na aanmelding uiterlijk maandag 28 juni a.s. een persoonlijke uitnodigings- én instructiemail (afzender is 'Online ALV') met een link naar Online-ALV. Het programma werkt met een tweestapsverificatie. Na het aanklikken van de link in de e-mail kom je op de website van Online-ALV, waar je de code moet invullen die je via een sms ontvangt. Je bent nu ingelogd en kunt deelnemen via de blauwe button: 'meekijken zonder webcam'. In tegenstelling tot Zoom of Teams heeft Online-ALV maximaal 2 sprekers in beeld. Alleen de sprekers zijn te zien en te horen. Overige ingelogde deelnemers kunnen participeren via de chat-functie die deze vergadering wordt opengezet. Je kunt ook zien wie er allemaal deelnemen aan de vergadering.
Spelregels: hoe gaat het in zijn werk?
- De definitieve vergaderstukken worden uiterlijk dinsdag 22 juni 2021 gepubliceerd op de OTC-website (achter de inlog*): Bijzondere ALV 30 juni 2021 Stukken. *Kijk voor hulp bij het inloggen op de website: Hoe log ik in?
- Deelname aan de online ALV is alleen mogelijk als je OTC-lid bent of als ouder/verzorger van een OTC-jeugdlid (bij aanmelding graag naam jeugdlid opgeven) én als je je uiterlijk 27 juni 2021 hebt aangemeld via ALV2021@oranje-tc.nl.
- Na aanmelding voor deelname, ontvang je maandag 28 juni 2021 een persoonlijke uitnodigings- én instructiemail met een toegangslink tot de ALV. Deze link is geldig tot het einde van de ALV.
- De online ALV vindt plaats op woensdag 30 juni 2021 en start om 20.00 uur. Wij verzoeken je vanaf 19.45 uur in te loggen. Van alle ingelogde deelnemers wordt automatisch een presentielijst bijgehouden.
- Vragen e/o opmerkingen n.a.v. de agendastukken ontvangen wij graag uiterlijk 72 uur voor aanvang van de vergadering (uiterlijk zondag 27 juni om 20.00 uur) via ALV2021@oranje-tc.nl. Zo kunnen wij op voorhand ingezonden vragen bundelen, antwoorden formuleren en deze tijdens de ALV met iedereen delen.
- Het is mogelijk om tijdens de online ALV vragen te stellen via de chat-functie. Echter verzoeken wij leden zoveel mogelijk de vragen e/o opmerkingen op voorhand in te sturen.
- Tijdens de vergadering wordt online gestemd over de te nemen besluiten. Op het moment dat de voorzitter de leden verzoekt te stemmen (dit wordt duidelijk aangegeven) verschijnt een stemverzoek in je scherm. Je kunt dan ja of nee aanvinken en je keuze bevestigen. In de Online-ALV-module heeft elk persoonlijk ingelogd lid één stem. De uitslag van de stemming is te zien in beeld. Wie ja of nee heeft gestemd is alleen zichtbaar voor het Bestuur en wordt niet gepubliceerd of bekend gemaakt. Deze wijze van stemmen is rechtsgeldig.
We zien je aanmelding graag uiterlijk 27 juni a.s. tegemoet.
Met sportieve groet,
Hans, Robbert, Robert, Robert, Philip, Renée, Katja & Désirée
