Privacyreglement OTC
Oranje Tennis Club (OTC), gevestigd te ‘s-Gravenhage en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40409979.
Privacyreglement Oranje Tennis Club (O.T.C.)
De Oranje Tennis Club (hierna: de Vereniging) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacy beleidsdocument geven wij u informatie hoe de Vereniging omgaat met persoonsgegevens.
De Vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke, en indien noodzakelijke voorafgaande schriftelijke, toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of een wettelijke taak ons daartoe verplicht;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de secretaris van het Bestuur. U vindt de contactgegevens onder aan dit privacy statement.
Verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs
Persoonsgegevens van leden en donateurs worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Het uitvoering geven van het lidmaatschap;
- Administratieve doeleinden waaronder het voeren van de leden- en financiële administratie (o.a. voor de inning van contributie en andere bijdragen);
- Het indelen en organiseren van, het informeren over, en het uitnodigen voor, teams, wedstrijden, trainingen, evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten;
- Uitgifte en administratie;
- Het verzenden en publiceren van nieuwsberichten, zoals via nieuwsbrieven, Facebook en op de website, welke berichten ook informatie/aanbiedingen van sponsoren van de Vereniging kunnen bevatten;
- Het aanbieden en het beheren van het openbare en besloten deel (ledenportal) van de website en eventuele apps;
- Het delen van contactgegevens op het ledenportal;
- Het vastleggen van de historie van de Vereniging en/of statistieken;
- Het voldoen aan wettelijke vereisten (zoals fiscale wetgeving).
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- Het lidmaatschap van de Vereniging;
- Gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken;
- Toestemming (indien voorgeschreven);
- Wettelijke verplichting.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan de Vereniging de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Voorletters;
- (Zakelijke) Telefoonnummer;
- (Zakelijke) E-mailadres;
- Geslacht;
- Land;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- Geboortedatum;
- Bankgegevens ten behoeve van automatische incasso;
- Fot;
- Beroep/school;
- Nationaliteit;
- Type en nummer identiteitsbewijs (vanaf 14 jaar);
- Familierelatie met leden;
- Lidmaatschap andere sportvereniging;
- Jaar van aanvang lidmaatschap.
Voor evenementen en activiteiten georganiseerd door de Vereniging kunnen aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd ten behoeve van de organisatie en de gezondheid en veiligheid van deelnemers.
Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna in het archief.
Verwerking van persoonsgegevens van de nieuwsbrief abonnees en/of social media
Persoonsgegevens van de nieuwsbrief abonnees worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Het informeren van de persoon door middel van nieuwsuitingen.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- Het lidmaatschap;
- Gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan de Vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:
- Gedurende de periode dat u verbonden bent aan de Vereniging.
Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en externe relaties (o.a. leveranciers)
Persoonsgegevens van sponsoren en externe relaties worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Het (mogelijk) aangaan van, en uitvoering geven aan, een overeenkomst Het werven met een (potentiële) sponsor of leverancier;
- Het werven van nieuwe, en onderhouden van contacten met bestaande, sponsoren en externe relaties, andere sportverenigingen, de KNLTB, de Gemeente, belangenorganisaties en de pers;
- Het organiseren van, het informeren over, en heet uitnodigen voor evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten;
- Het beheren van een database van (potentiële) sponsoren en relaties;
- Het voeren van de financiële- en contractadministratie;
- Het voldoen aan de wettelijke eisen, zoals boekhoudingen fiscale wetgeving.
Zie ook het hoofdstuk over foto- en beeldmateriaal hieronder.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- De overeenkomst dan wel het inschrijvingsformulier voor het lidmaatschap;
- Gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken;
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan de Vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Bedrijfsnaam;
- (Zakelijke) Telefoonnummer;
- (Zakelijke) E-mailadres;
- Bankrekeningnummer.
Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de periode dat men een contract dan wel lidmaatschap heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Foto- en beeldmateriaal
Tijdens trainingen, wedstrijden en door de Vereniging georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto’s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van de Vereniging, leden van bezoekende verenigingen of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van de Vereniging of verslaggeving van wedstrijden en sportieve prestaties van teams van de Vereniging of haar leden kunnen deze foto’s en videobeelden (met naam) in het clubhuis van de Vereniging, op de openbare website op het ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in programmaboekjes en/of posters, met de pers of met externe websites. Zo ook foto’s (met naam) van personen die een functie vervullen binnen de Vereniging ter promotie van de Vereniging en zichtbaarheid van de organisatie. De Vereniging kan foto’s- en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar clubhistorie (archief).
Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie, dient deze dit gemotiveerd aan de secretaris van het bestuur kenbaar te maken. U vindt de contactgegevens onderaan dit privacy statement. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera is geposeerd.
De Vereniging is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto’s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken en door derde partijen worden verwerkt, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo delen wij persoonsgegevens met:
- De KNLTB (zoals spelerslijsten en wedstrijdformulieren);
- AllUnited voor het hosten van de website en de verwerking van de ledenadministratie, en de leveranciers ten behoeve van de uitvoering van de door de Vereniging afgenomen diensten en producten;
- Organisatoren en/of uitvoerders van door de Vereniging georganiseerde activiteiten en evenementen;
- Trainers.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, die voldoen aan de daarvoor geldende wettelijke eisen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de Politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken enkel persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn binnen de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grand van de wet is vereist. De bewaartermijnen staan hierboven per specifieke verwerking vermeld.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgend maatregelen genomen:
- Alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken beveiligde back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Hoewel de Vereniging alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
Rechten omtrent uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. U kunt hiertoe een verzoek bij ons indienen en we zullen uw verzoek binnen 30 dagen behandelen. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig door ons zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat uw persoonsgegevens zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u in bepaalde gevallen het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Als u van één van de hiervoor genoemde rechten gebruik wilt maken, kunt u dat kenbaar maken door een e-mail of brief te sturen naar de secretaris van het bestuur. De contactgegevens treft u onderaan dit Privacy statement aan.
Camerabewaking
In verband met de veiligheid en de beveiliging van het sportcomplex en de bezoekers en de daarop aanwezige opstallen en goederen is besloten cameratoezicht te houden. In dit protocol Camerabewaking zijn regels vastgelegd met betrekking tot het gebruik van de camera’s, het bekijken van de met de camera’s opgenomen beelden en de opslag van dat beeldmateriaal.
Doel van het cameratoezicht:
- Het doel van het cameratoezicht op de Vereniging is het beschermen van de belangen, eigendommen en de integriteit van de Vereniging en haar gebruikers, doch in het bijzonder de leden en alle overige bezoekers van het complex, één en ander met inachtneming van de regels voor privacy;
- Het oogmerk van het cameratoezicht is daarbij vooraf/preventief, rechtstreeks/proactief alsmede achteraf/repressief;
- Met het toepassen van cameratoezicht wordt primair beoogd de veiligheid op het complex voor iedereen te vergroten en zo bij te dragen aan een veilig sportklimaat.
Taken en verantwoordelijkheden
- Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur;
- Het bestuur voert het dagelijkse beheer over het camerasysteem;
- Wanneer hiertoe een verzoek wordt gedaan stelt het bestuur opgenomen beeldmateriaal direct veilig. Het bestuur draagt er daarbij zorg voor dat zorgvuldig met dat veiliggestelde beeldmateriaal wordt omgegaan.
Mededeling gebruik cameratoezicht
- Het gebruik van cameratoezicht wordt aangekondigd door middel van een mededeling bij de hoofdingang van het complex en zal voor zoveel nodig ook op andere plaatsen worden vermeld.
Privacy en inzage in opgenomen materiaal
- Beeldmateriaal kan privacygevoelige informatie bevatten. Om deze reden zijn beperkingen opgesteld voor het inzien van opgeslagen beeldmateriaal;
- Inzage in het opgeslagen beeldmateriaal heeft slechts het bestuur, zulks in beginsel alleen in geval van een incident. Een incident kan worden vastgesteld door het bestuur, maar ook door andere gebruikers van het complex en kan ook door derden worden aangemeld. Het bestuur van de Vereniging geeft in beginsel de aanmelder van het incident inzage in het beeldmateriaal. Een afwijzing tot inzage zal terstond en met redenen omkleed geschieden. In bijzondere omstandigheden, zulks ter beoordeling van het bestuur, kan ook aan derden inzage worden verleend;
- Indien derden ingeval van een vermeed incident opgenomen beeldmateriaal willen inzien en het bestuur daarin heeft toegestemd, dan bestaat slechts het recht die beelden in te zien waarop hij/zij zelf, zijn/haar minderjarige kinderen en/of zijn/haar goederen zichtbaar is respectievelijk zijn. Bij de aanvraag dient de betrokkene de aard van het incident aan te geven en voor zoveel mogelijk aan te geven op welk tijdstip (datum en tijd) het incident zou hebben plaatsgevonden en de beelden zouden zijn gemaakt;
- Opgenomen beeldmateriaal dan pas ter inzage worden gegeven na een belangenafweging door het bestuur. Het belang van inzage dient te worden afgewogen tegen overige belangen, waaronder bijvoorbeeld het belang van andere derden die op het beeldmateriaal voorkomen, alsmede het belang van opsporende overheidsinstanties indien de beelden als strafrechtelijk bewijsmateriaal kunnen worden beschouwd;
- Het bestuur beslist ten spoedigste, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, op een verzoek tot inzage van beeldmateriaal;
- Inzage van het beeldmateriaal wordt slechts verstrekt in aanwezigheid van een bestuurslid.
Verstrekken van opgenomen beeldmateriaal aan derden
- Opgenomen beeldmateriaal wordt niet aan derden overgedragen, anders dan aan daartoe bevoegde overheidsinstanties (zoals Politie of het Openbaar Ministerie) indien de wet dat eist of indien andere zwaarwegende belangen, zulks ter beoordeling van het bestuur, aanwezig zijn;
- De persoon die de beelden in ontvangst neemt dient zich vooraf te legitimeren;
- Deze persoon dient te tekenen voor ontvangst en voor integer gebruik van het beeldmateriaal.
Het camerasysteem en de beveiliging
- Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Er wordt gebruik gemaakt van zichtbare camera’s die opnamen maken van het complex. Er worden zeer nadrukkelijk geen opnames gemaakt in kleedkamers en toiletten. Opnames vinden 24 uur per dag, gedurende het gehele jaar, plaats;
- De recorder is afgesloten voor derden. Alleen het bestuur van de Vereniging en de leverancier van de apparatuur hebben toegang tot de recorder;
- De opnames worden automatisch iedere 3 weken overschreven en zijn dan op geen enkele wijze meer terug te halen;
- Opgenomen en veiliggesteld beeldmateriaal van incidenten, wordt maximaal 4 weken bewaard. Deze termijn kan ik voorkomend geval door het bestuur worden verlengd;
- Beeldmateriaal dat gebruikt wordt in het kader van een onderzoek waarvan aangifte is gedaan bij de Politie, wordt pas vernietigd na overleg met de Politie.
Informatieverstrekking
- Dit Protocol, de vaststelling en de toekomstige aanpassingen daarvan worden op de website van de Vereniging gepubliceerd.
- Klachten aangaande dit Protocol, de camerabeveiliging en/of de afhandeling van verzoeken om inzage dienen schriftelijk of per e-mail te worden ingediend bij het bestuur van de Vereniging ten aanzien van de secretaris. In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist het bestuur na betrokkenen in de gelegenheid te hebben gesteld hun standpunt kenbaar te maken.
Wijzigingen
Dit privacyreglement kan op ieder moment worden gewijzigd. Raadpleeg daarom de website voor de actuele versie.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met de secretaris van het bestuur op te nemen. U treft de contactgegevens hieronder aan. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met de secretaris van het bestuur.
Contactgegevens: privacy@oranje-tc.nl.